7大訣竅，搞定一週七天

7大訣竅，搞定一週七天 常見的時間管理技巧還不足以應付你的工作？那麼時間管理七大觀念與建議，將幫助你在關鍵時刻用對方法。 作者－王念綺　 你是否常有忙碌一整天，但手上仍有許多工作未完成、時常被人打斷你正進行的工作的情形？你是否常感嘆苦無時間進修呢？以下時間管理七大訣竅，將幫助你在關鍵時刻用對方法，使你更游刃有餘地工作與進修。 1.妥善運用早晨黃金時光 不論就中、西醫觀點，或是時間管理大師的經驗而言，早晨都是人們工作的黃金時光，因此早晨的時間管理更加重要。上班族可以提前一小時到公司或附近的咖啡館，在不被打擾的情況下處理重要公事或念書。這樣不但可以避開上班尖峰時間的人潮、節省時間，利用那一小時吃個豐盛早餐，使體溫升高，更可增加專注力。 2.善用通勤時間 上下班的通勤時間是上班族不可小覷的時光。利用上班通勤時思考一日工作流程，等到了公司便可馬上進入工作狀態。《從準時下班開始》一書的作者認為，每天下班後的通勤時間非常適合閱讀，因為做完一天賴以生存的工作後，深入思考是滿自然的行為。但若身處於擁擠的公車或捷運上，也可收聽語言CD、廣播來進修。 3.集中處理類似的工作 你是否常未完成一項工作，又著手進行下項工作呢？這樣無法將工作效率發揮到極致。可以將同類型的工作集中處理，例如拜訪客戶或出外洽公，可排在同一天或一個時段；選定一段時間專心打電話聯繫，或整理、製作文件事宜。藉由持續進行同類工作產生律動，進而縮短處理時間。 4.更有效率地處理電子郵件 你每天花多少時間處理電子郵件呢？《每天多賺2小時》中提及，一般人每天平均浪費三十分鐘找尋電子郵件。為了避免這樣的情況發生，不要把收件匣當成待辦工作清單，你必須在閱讀郵件時，首先瀏覽一遍並刪除不必要的郵件，之後再立即處理最重要與方便馬上回覆的郵件，並將待處理的郵件建檔，讓收件匣保持乾淨，使未來作業時更迅速。 5.計算工作量，填入空檔 別小看五分鐘、十分鐘這樣的零碎時間，一旦你能善用這些平常發呆和不知如何利用的時間，無形中你每天就多出約一小時的時間。和田秀樹在《我的一天有48小時》中提到，根據自己的工作性質與習慣，依空檔時間長短不同來做不同運用。例如利用五分鐘收發電子郵件、十分鐘練習口頭簡報、十五分鐘閱讀雜誌專欄等。 6.利用「對分法」處理繁瑣、龐大的工作 許多複雜、繁瑣的工作讓人望之卻步，不知從何開始，若無法利用系統性的規畫工作方式，將造成一再拖延的結果。在《搞定一切，還有時間玩》中作者提到運用「對分法」將要做的事情，藉由不斷地對分來釐清與分解，到最後，難以上手的工作，將只剩下一些細節。這種方式可應用在計畫、活動，以及實物的配置上，幫助你釐清歸檔系統，或整理工作環境。 7.有效運用截止期限 許多人聽到截止期限就不由得心情沈重起來，但積極活用截止期限所給人的緊張感，反而可提升效率。首先評估工作所需花費的大略時間，若是一小時，則將截止期限減少十分鐘；若是十天，則設定八天為截止期，藉此可迫使自己更加專注，同時留下了時間，做為工作的緩衝期，或是用來慰勞自己，使自己放鬆、做些喜歡的事。 (本文摘自10月號30雜誌)